Pengelolaan obat di RS merupakan satu aspek manajemen yang penting, oleh karena ketidakefisiensinya akan memberi dampak yang negatif terhadap RS baik secara medis maupun ekonomis.
Pengelolaan obat di RS meliputi tahap-tahap perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian serta penggunaan yang saling terkait satu sama lainnya, sehingga harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan tidak efisiennya sistem suplai dan penggunaan obat yang ada.
http://bahankuliahkesehatan.blogspot.com/
Dalam pengelolaan obat sebaiknya pengendalian dilakukan dari tahap perencanaan sampai dengan penggunaan obat. Pengendalian dilakukan pada bagian perencanaan yaitu dalam penentuan jumlah kebutuhan, rekapitulasi kebutuhan dan dana. Pengendalian juga diperlukan pada bagian pengadaan yaitu dalam pemilihan metode pengadaan, penentuan rekanan, penentuan spesifikasi perjanjian dan pemantauan status pemesanan. Di bagian penyimpanan pengendalian diperlukan dalam penerimaan dan pemeriksaan obat. Sedangkan pengendalian di bagian distribusi diperlukan dalam hal pengumpulan informasi pemakaian dan review seleksi obat. Sebagaimana digambarkan dalam siklus berikut :
Obat sebagai salah satu unsur penting bagi pengobatan, mempunyai kedudukan sangat strategis dalam upaya penyembuhan dan operasional RS. Di RS pengelolaan obat dilakukan oleh Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS), Panitia Farmasi dan Terapi (PFT) dan terkait erat dengan anggaran RS.
Pengelolaan obat terdiri dari beberapa siklus kegiatan yaitu :
a. Perencanaan Obat
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunkan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, Epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Metode konsumsi didasarkan atas analisis data konsumsi obat sebelumnya. Perencanaan kebutuhan obat menurut pola konsumsi mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : pengumpulan dan pengolahan data, perhitungan perkiraan kebutuhan obat dan penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Jumlah kebutuhan obat menurut metode konsumsi dapat dihitung dengan rumus berikut :
Keunggulan metode konsumsi adalah data yang diperoleh akurat, metode paling mudah, tidak memerlukan data penyakit maupun standar pengobatan. jika data konsumsi lengkap pola penulisan tidak berubah dan kebutuhan relatif konstan maka kemungkinan kekurangan atau kelebihan obat sangat kecil. Kekurangannya antara lain tidak dapat untuk mengkaji penggunaan obat dalam perbaikan penulisan resep, kekurangan dan kelebihan obat sulit diandalkan, tidak memerlukan pencatatan data morbiditas yang baik.
Metode epidemiologi didasarkan pada jumlah kunjungan, frekuensi penyakit dan standar pengobatan.
Langkah-langkah pokok dalam metode ini adalah sebagai berikut :
1. menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani
2. menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit
3. menyediakan standar pengobatan yang digunakan untuk perencanaan
4. menghitung perkiraan kebutuhan obat
5. penyesuaian kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Keunggulan metode epidemiologi adalah perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran, standar pengobatan mendukung usaha memperbaiki pola penggunaan obat.
Sedangkan kekurangannya antara lain membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil, data penyakit sulit diperoleh secara pasti, diperlukan pencatatan dan pelaporan yang baik.
Sedangkan seleksi obat dalam rangka efisiensi dapat dilakukan dengan cara analisis VEN (Vital, Esensial, Non esensial) dan analisis ABC (akan dijelaskan di sub bab secara tersendiri).
Analisis VEN adalah suatu cara untuk mengelompokkan obat yang berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat dalam daftar obat dapat dikelompokkan kedalam tiga kelompok yaitu : Kelompok V adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial, yang termasuk dalam kelompok ini adalah obat-obat penyelamat (life saving drugs), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar. Kelompok E adalah obat-obatan yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit. Kelompok N adalah merupakan obat-obatan penunjang yaitu obat-obat yang kerjanya ringan dan bisa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
b. Pengadaan Obat
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui.
Menurut Quick J et al, ada empat metode proses pengadaan :
1) Tender terbuka berlaku untuk semua rekanan yang terdaftar, dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga lebih menguntungkan.
2) Tender terbatas sering disebut dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan punya riwayat yang baik. Harga masih bisa dikendalikan
3) Pembelian dengan tawar menawar dilakukan bila jenis barang tidak urgen dan tidak banyak, biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk jenis tertentu
4) Pengadaan langsung, pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia. Harga tertentu relative agak mahal.
Menurut penelitian Sarmini yang dikutip oleh istinganah, pengadaan obat dengan pembelian langsung sangat menguntungkan karena di samping waktunya cepat, juga volume obat tidak begitu besar sehingga tidak menumpuk atau macet di gudang, harganya lebih murah karena langsung dari distributor atau sumbernya, mendapatkan kualitas sesuai yang diinginkan, bila ada kesalahan mudah mengurusnya, memperpendek lead time , sewaktu-waktu kehabisan atau kekurangan obat dapat langsung menghubungi distributor.
Proses pengadaan yang efektif harus dapat menghasilkan pengadaan obat yang tepat jenis maupun jumlahnya, memperoleh harga yang murah, menjamin semua obat yang dibeli memenuhi standar kualitas, dapat diperkirakan waktu pengiriman sehingga tidak terjadi penumpukan atau kekurangan obat, memilih supplier yang handal dengan service memuaskan, dapat menentukan jadwal pembelian untuk menekan biaya pengadaan dan efisien dalam proses pengadaan.
Frekuensi pengadaan bervariasi untuk tiap level pelayanan kesehatan. Pada pusat pelayanan kesehatan atau RS mungkin kebanyakan item obat dipesan per bulan dan untuk mengatasi kekurangan yang terjadi ditambah dengan pesanan mingguan dan seterusnya.
Obat yang mahal atau sering dipakai pembelian dilakukan sekali sebulan, untuk obat yang murah dan jarang digunakan dibeli sekali setahun atau setengah tahun.
Menurut WHO, ada empat strategi dalam pengadaan obat yang baik :
(a) Pengadaaan obat-obatan dengan harga mahal dengan jumlah yang tepat
(b) Seleksi terhadap supplier yang dapat dipercaya dengan produk yang berkualitas
(c) Pastikan ketepatan waktu pengiriman obat
(d) Mencapai kemungkinan termurah dari harga total
c. Penyimpanan Obat
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang ditetapkan :
1) dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya
2) dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
3) mudah tidaknya meledak/terbakar
4) tahan tidaknya terhadap cahaya
disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.
Pengaturan penyimpanan obat dan persediaan menurut WHO adalah sebagai berikut :
(a) Simpan obat-obatan yang mempunyai kesamaan secara bersamaan di atas rak. ‘Kesamaan’ berarti dalam cara pemberian obat (luar,oral,suntikan) dan bentuk ramuannya (obat kering atau cair)
(b) Simpan obat sesuai tanggal kadaluwarsa dengan menggunakan prosedur FEFO (First Expiry First Out). Obat dengan tanggal kadaluwarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan obat yang ber kadaluwarsa lebih lama. Bila obat mempunyai tanggal kadaluwarsa sama, tempatkan obat yang baru diterima di belakang obat yang sudah ada.
(c) Simpan obat tanpa tanggal kadaluwarsa dengan menggunakan prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima ditempatkan di belakang barang yang sudah ada
(d) Buang obat yang kadaluwarsa dan rusak dengan dibuatkan catatan pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi dan cara pemusnahan.
d. Pendistribusian Obat
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di RS untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk di jangkau oleh pasien dengan mempertimbangkan :
1) efisiensi dan efektifitas sumber daya yang ada
2) metode sentralisasi atau desantrilisasi
3) sistem floor stock, resep individu, dispensing dosis unit atau kombinasi.
Referensi :
- Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi Di Rumah Sakit
- Suciati, S. Adisasmito,W. Analisis Perencanaan Obat Berdasarkan ABC Indeks Krirtis Di Instalasi Farmasi. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan. 2006; 09 : 19-26. diambil dari http://www.jmpk-online.net/files/03-suci.pdf.
- Yusmainita. Pemberdayaan Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pemerintah (Bagian II).2003.diambil dari www.tempo.co.id/medika/arsip/012003/top-1.htm. tanggal 20 september 2007.
- Hamid,T.B.J. Elemen Pelayanan Minimum Di Rumah Sakit. Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 2005. diambil dari http://simkes.jogjamedia.net/def_menu.php. tanggal 10 september 2007.
- Quick,J. The Selection, P, Distribution and use of pharmaceuticals. In Managing Drug Supply. Second Edition. Kumarian Press Book on International Development. 1997
- Ultsch, A. Proof of Pareto’s 0/20 and Precise Limits for ABC Analysis. 2002. Diambil dari www.Unimarburg.de/fb12/datenbionik/pdf/pubs/2002/ultsch02proof. tanggal 15 september 2007.
- Istinganah. Danu, S. S. Santoso, A.P. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana APBD Tahun 2001-2003 Terhadap Ketersediaan Dan Efisiensi Obat. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan. 2006; 09 : 31-41. Diambil dari http://www.jmpk-online.net/files/05-istinganah.pdf. tanggal 11 Agustus 2007.
- Ratnaningrum, E. Pengembangan Model Pengadaan Alat Kesehatan Habis Pakai Untuk Mencapai Efisiensi Biaya Di Instalasi Farmasi RSUD Kota Semarang (Tesis). 2002
Tidak ada komentar:
Posting Komentar